Wie lange müssen Belege aufbewahrt werden?

Mit der Steuererklärung für das Jahr 2017 gilt ein neuer Grundsatz: Belege müssen nicht mehr eingereicht, sondern bereitgehalten werden. Für viele Steuerzahler ist dies eine erhebliche Entlastung. Dennoch treten viele Mandanten mit Fragen an mich als Steuerberater in Berlin Schöneberg heran: Für welche Belege gilt dies? Wer ist zur Aufbewahrung bzw. Bereithaltung verpflichtet? Und welche Fristen gelten? Hier ist ein kurzer Überblick über die wichtigsten Fakten zum Bereithalten von Steuerbelegen.

In der Regel müssen Belege bis zum Ablauf der Einspruchsfrist gegen den Steuerbescheid aufbewahrt werden. Diese Frist endet einen Monat nach Erhalt des Bescheids. Steht ein Steuerbescheid unter Nachprüfungsvorbehalt, ist es ebenfalls ratsam, die Belege bereitzuhalten. Bei Rechnungen über Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück gilt eine zweijährige Aufbewahrungsfrist. Hierauf weise ich zum Beispiel bei der Steuerberatung für Berliner Immobilien regelmäßig hin. Wenn die betreffenden Belege noch zusätzlich für andere Rechtsverhältnisse Bedeutung haben, sollten diese selbstverständlich ebenfalls aufbewahrt werden.

Wer auf seinem Grundstück eine Fotovoltaikanlage betreibt und Solarstrom ins öffentliche Netz speist, muss Unterlagen hierüber sogar zehn Jahre lang aufbewahren. Denn solche Einkünfte gelten als Gewerbeeinnahmen, für die spezielle Nachweisregeln gelten. Und für Gewerbetreibende hat sich im neuen Jahr in Bezug auf Aufbewahrungspflichten nichts geändert.

Eine besondere Regelung gilt für Nachweise über Spenden. Diese muss der Steuerpflichtige ein ganzes Jahr nach Bekanntgabe des Steuerbescheids aufbewahren, um sie auf Anfrage dem Finanzamt vorzeigen zu können. Dies gilt auch für Belege über Mitgliedsbeiträge für gemeinnützige Vereine, die in der Steuererklärung angegeben wurden.

Zwei weitere Einzelregelungen: Zum einen müssen Steuerpflichtige alle Aufzeichnungen und Belege, die mit Überschusseinkünften über 500.000 Euro in Zusammenhang stehen, sechs Jahre lang aufbewahren. Solche Überschusseinkünfte können sich zum Beispiel aus Kapitalvermögen ergeben, das nicht der Abgeltungssteuer unterliegt. Aber auch Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung gehören dazu. Zum anderen gilt eine ebenfalls 6-jährige Aufbewahrungsfrist für Belege über Drittstaaten-Gesellschaften, auf die der Steuerpflichtige mittelbar oder unmittelbar einen beherrschenden Einfluss hat.

In der Praxis fordert das Finanzamt Belege tatsächlich meist dann an, wenn außergewöhnlich hohe Belastungen geltend gemacht werden. Mehr über die Aufbewahrungspflichten finden Sie als Steuerpflichtiger auch in den Erläuterungen, die am Ende eines Steuerbescheids abgedruckt sind. Im Zweifel gilt immer: Lieber aufbewahren als wegwerfen. Oft erweisen sich Belege, die auf den ersten Blick belanglos erscheinen, im Nachhinein als sehr wichtig.

Benötigen Sie eine steuerliche Beratung zum Thema Gewerbe, Apotheken oder Immobilien dann rufen Sie uns an - Ihr Steuerberater in Berlin Schöneberg

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